Рассадка для конференции часто решает больше, чем сама площадка: одна и та же площадка может подойти для конференции на 50 человек и быть неудобной для 150. Разница обычно не в метрах, а в рассадке: как гости сидят, видят экран и выходят в перерыв. Поэтому выбирать площадку стоит, начиная с формата программы, а не с фотографий зала.
Ниже — три формата рассадки, что входит в аренду лофта и какие вопросы задать до бронирования.
Три формата рассадки
Театр — ряды стульев, все смотрят в одну сторону. Подходит для докладов, пленарных сессий и презентаций. В этом формате помещается больше всего гостей, но соседям за рядом неудобно общаться. Если в программе много докладов подряд, театр — лучший вариант.
Классы — столы и стулья, за каждым столом 2–3 человека. Нужен, если по программе есть работа с записями, воркшопы или групповые задания. На тот же зал гостей помещается меньше, чем в театре, зато каждому удобно писать и работать.
Круглые столы — 6–10 человек за столом. Удобно для дискуссий, обедов и сессий, где нужен разговор, а не лекция. Для этого формата важны проходы между столами и место для кофе-брейка.
Сколько стульев нужно
В аренду у нас входят 170 складных стульев IKEA. Для театра на 150 гостей этого хватает с запасом на спикеров и служебные места. Если гостей больше или вы выбираете классы и круглые столы, стульев может не хватить, и их нужно докупать. Считайте заранее: сколько гостей, сколько спикеров, сколько мест занимают стол регистрации и кофе-зона.
Что входит в аренду лофта
Аренда включает весь зал, мебель, бар с оборудованием (кофемашина, бойлер, холодильники, СВЧ), гардероб, 170 стульев, администратора смены и клининг. Интернет — 50 Мбит/с.
Для конференции обычно нужна техника. Стандартный комплект — LED-экран, свет, звук, радиомикрофоны и ноутбук — подключается отдельно. Его состав и стоимость уточняйте у менеджера: комплект можно собрать под вашу программу.
Если вам нужна сцена, учтите, что в описании площадки есть мобильная сцена. Уточните при бронировании, какая она и где будет стоять.
Что меняется на 50, 150 и 250 гостях
До 50 гостей рассадка театром занимает часть зала. Остаётся место для сцены, стойки регистрации и кофе-зоны. Это камерный формат: спикеры видны всем, а перерыв проходит без очереди.
150 гостей — частый размер для отраслевой конференции. Театр на 150 гостей помещается с запасом по стульям. Для круглых столов на те же 150 человек нужна схема: столы занимают больше площади, поэтому расстановку лучше проверить до бронирования.
250 гостей — формат, в котором многое решается заранее: количество стульев, проходы, выходы и логистика гостей. Точную рассадку на этот размер и допустимое число мест подтверждает менеджер после просмотра и согласования схемы.
Как проверить схему рассадки
Попросите план зала с расстановкой под ваш формат, а не общую фотографию. В плане должны быть сцена или место спикера, экран, проходы, выходы, стол регистрации и зона для перерыва. Если схема не сходится с программой, лучше поменять формат, чем тесниться в зале.
Что проверить до бронирования
- Формат программы. Сколько докладов, будут ли панели и нужен ли кофе-брейк в зале.
- Гости и спикеры отдельно. Спикеры занимают места в первом ряду и на сцене.
- Схема рассадки. План зала на ваш формат, с сценой, экраном и проходами.
- Техника. Экран, свет, звук и количество радиомикрофонов по вашей программе.
- Питание. Кейтеринг у партнёра 3F или другой вариант — условия уточняйте у менеджера.
- Парковка и подъезд. Во дворе есть парковка, но мест ограничено. Если гостям нужна машина, спросите о ней заранее.
Частые вопросы
Можно ли поставить театр и классы в одном зале? Можно, если в программе есть и доклады, и групповая работа. Схему нужно согласовать заранее, потому что стульев на все варианты одновременно может не хватить.
Нужно ли привозить свой экран? Нет: экран входит в стандартный комплект техники, который арендуется отдельно. Если нужен другой экран, уточните это при бронировании.
Как добраться? Лофт находится на Спартаковской площади, в арт-кластере «Басманный двор», в 5 минутах пешком от метро «Бауманская». У гостей есть отдельный вход.
Что выбрать
| Формат | Гостей на зал | Что важно уточнить |
|---|---|---|
| Театр | до 150 с запасом стульев | экран, проходы, место для спикеров |
| Классы | меньше, чем в театре | столы, розетки, интернет |
| Круглые столы | по схеме менеджера | расстояние между столами, место для кофе-брейка |
Если хотите понять, какой формат подходит вашей программе, опишите формат и число гостей. Менеджер покажет схему рассадки и посчитает стулья под ваш вариант.
Смотрите также: площадка для конференции: чек-лист организатора и аренда лофта для конференции.